Nachdem in der bayerischen Regionalgruppe im Frühjahr mehrere Veranstaltungen aufgrund von Corona-Einschränkungen ausgefallen waren, gab es eine Befragung unter den Mitgliedern, um zu erfahren, in welcher Form sie sich treffen und austauschen oder an einer Fortbildung teilnehmen wollen. Daraus entstanden ist ein neues Format: die Hybrid-Veranstaltung. Das bedeutet, dass es sowohl Teilnehmer*innen vor Ort gibt als auch solche, die online zugeschaltet sind. Im Oktober veranstaltete die VFLL-Regionalgruppe Bayern erstmals einen Themenabend im neuen Hybrid-Format.
Entwicklung der Idee am Küchentisch und in der Mailingliste
In welcher Form wollen und können wir uns treffen und austauschen oder an einer Fortbildung teilnehmen? – Die Antworten einer Befragung der Mitglieder in der Regionalgruppe Bayern gingen in zwei Richtungen. Die eine Hälfte wünschte Präsenzveranstaltungen vor Ort mit direktem Austausch, die andere Hälfte sprach sich – u. a. mit dem Hinweis auf Corona und den weiten Anfahrtsweg – für Online-Veranstaltungen aus. Hieraus entstand die Idee: Warum denn sich entscheiden zwischen vor Ort oder online? Dann lieber beides! Die anschließende Rundmail mit dem Betreff „VFLL-RG-Austausch: vor Ort, online – oder hybrid?“ brachte ermutigende Rückmeldungen, darunter die Aussage: „Wir werden uns alle mit virtuellen Zusammenkünften anfreunden müssen, wollen wir uns weiter austauschen und vor allem voneinander lernen.“
Teamarbeit mit Sprung ins kalte Wasser
Die Idee, den Themenabend als Hybrid-Veranstaltung durchzuführen, wurde auch von den beiden für den Themenabend vorgesehenen Moderatorinnen positiv aufgegriffen. Nach einigen Mails zwischen Anja Becker und Gabriele Oldenburg, den zusätzlich eingeplanten Vortragenden, Claudia Lüdtke als Unterstützung aus dem Vorstand und dem Tagungszentrum wurden die RG-Mitglieder eingeladen. Die Einladung umfasste Informationen für die Präsenzteilnahme inklusive Wegbeschreibung und Corona-Hygieneregeln sowie genaue Anweisungen für die Online-Teilnahme.
Was ist eine Hybrid-Veranstaltung?
Wechsel zwischen Präsenz- und Online-Beiträgen im Präsenz- und im Videokonferenzraum
Konkret waren es an dem Abend fünf Teilnehmende plus zwei Moderatorinnen/Referentinnen vor Ort im Tagungsraum und zusätzlich elf Teilnehmerinnen, die mit ihren Geräten online im Videokonferenzraum zugeschaltet waren.
Die Moderatorinnen saßen (natürlich mit Abstand und – je nach Situation – mit Mund-Nasen-Schutz) auf dem Podium und begrüßten sowohl die Teilnehmenden im Raum als auch die zugeschalteten Teilnehmerinnen. Dabei kamen alle zu Wort und stellten sich kurz vor. Die Präsentationen wurden per Beamer und über den geteilten Bildschirm gezeigt. Fragen und Anmerkungen wurden aus dem Chat bzw. aus dem Tagungsraum aufgegriffen und das Mikrofon wurde für Fragen aus dem Publikum freigegeben.
Es gab Kurzvorträge der Regionalgruppen-Mitglieder zu „Tipps und Tricks fürs Lektorat“. Dabei wurden die im Tagungsraum anwesenden bzw. über Zoom zugeschalteten Vortragenden bei ihren Ausführungen von den Moderatorinnen unterstützt. Im Anschluss an die Veranstaltung bekamen die Teilnehmer*innen die Handouts zu den Vorträgen per Mail zugeschickt – was will man mehr?
Gelungenes Zusammenspiel aller Beteiligten
Als Regionalgruppen-Sprecherin bin ich froh und stolz über das gekonnte Zusammenspiel aller Beteiligten: über die Idee und das Interesse an diesem Versuch, über die Power der beiden Moderatorinnen bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung, über das Engagement der Vortragenden und über die Offenheit der vor Ort oder alternativ via Computer anwesenden Teilnehmenden. Und nicht zuletzt zu erleben: Austausch und Begegnungen sind auch weiterhin möglich – anders als bisher, aber doch in Kontakt miteinander!
Ermutigung
Wer Lust hat, beim nächsten Mal dabei zu sein, sich aber noch nicht so recht traut: Es ist wirklich einfach! Hilfreich ist ein störungsfreier Arbeitsplatz mit stabilem Internetzugang, eventuell zusätzlich eine Webcam (gute Webcams gibt es schon ab etwa 30 Euro). Die Webcam wird wie ein USB-Stick an den PC angeschlossen – und dann folgt man nur noch den Zoom-Anleitungen, die u. a. auf Anja Beckers Blog nachzulesen sind.
Checkliste für die Ausstattung zur Durchführung einer Hybrid-Veranstaltung
- ein geeigneter Tagungsraum inklusive Hygienekonzept (Abstand, Maske, Dokumentation der Anwesenden zur Corona-Nachverfolgung)
- ein Beamer und ein Raummikrofon
- ein Laptop für die Moderation mit installiertem Videokonferenztool
- ein Laptop für die Folienpräsentation mit installiertem Videokonferenztool
Collage: (c) Dr. Mirjam Heintzeler
Beitragfoto: (c) Dr. Anja Becker
Dr. Mirjam Heintzelers Website und VFLL-Profil
Mehr Infos zur Regionalgruppe Bayern und der Region Nürnberg/Fürth auf der VFLL-Website
Zum Blogbeitrag von Dr. Anja Becker zur Durchführung einer Hybrid-Veranstaltung